Boa tarde, Administradores!
Tudo bem com vocês?
Hoje temos mais uma SEGUNDA DA TGA e complementaremos o conteúdo da semana passada. Falaremos sobre as DECORRÊNCIAS DA TEORIA NEOCLÁSSICA.
Uma das características da Teoria Clássica foi a demasiada ênfase dada à estrutura, ou seja, à organização formal. Os autores clássicos restringiram-se aos aspectos formais da organização, como divisão do trabalho, especialização, hierarquia, autoridade, responsabilidade, coordenação etc. Todos esses aspectos formais foram abordados pelos autores clássicos em termos normativos e prescritivos, em função dos interesses da organização e no sentido de alcançar a máxima eficiência. A organização formal compõe-se de camadas hierárquicas ou níveis funcionais estabelecidos pelo organograma e com ênfase nas funções e nas tarefas. Esses níveis são definidos e diferenciam o grau de autoridade delegada e o endereçamento das ordens, instruções e recompensas salariais.
- Racionalismo da Organização Formal:
A característica mais importante da organização formal é o racionalismo. Uma organização é um conjunto de cargos funcionais e hierárquicos a cujas prescrições e normas de comportamento todos os seus membros devem se sujeitar. O princípio básico dessa forma de conceber a organização é que, dentro de limites toleráveis, seus membros se comportarão racionalmente, isto é, de acordo com as normas lógicas de comportamento prescritas para cada um deles. Dito de outra forma, a formulação de um conjunto lógico de cargos funcionais e hierárquicos está baseada no princípio de que as pessoas vão funcionar efetivamente de acordo com esse sistema racional.
- Organização Linear:
A organização do tipo linear constitui a forma estrutural mais simples e antiga, pois tem sua origem na organização dos antigos exércitos e na organização eclesiástica dos tempos medievais. O nome organização linear significa que existem linhas diretas e únicas de autoridade e responsabilidade entre superior e subordinados. Daí seu formato piramidal. Cada gerente recebe e transmite tudo o que se passa na sua área de competência, pois as linhas de comunicações são rigidamente estabelecidas. É uma forma de organização típica de pequenas empresas ou de estágios iniciais das organizações.
- Características da Organização Linear:
A organização linear apresenta as seguintes características:
a. Autoridade linear ou única: A principal característica da organização linear é a autoridade única e absoluta do superior sobre seus subordinados, decorrente do princípio da unidade de comando, típica das organizações militares. A autoridade linear é baseada no nível hierárquico e se restringe aos subordinados. Cada subordinado reporta-se única e exclusivamente ao seu superior, recebe ordens exclusivamente dele e reporta-se exclusivamente a ele. A autoridade linear é uma autoridade de comando.
b. Linhas formais de comunicação: As comunicações entre os órgãos ou cargos na organização são feitas unicamente através das linhas existentes no organograma. Todo órgão ou cargo (com exceção daqueles situados no topo e no rodapé do organograma) possui dois terminais de comunicação: um orientado para cima e que o liga exclusivamente ao órgão ou cargo superior (representando sua responsabilidade) e outro orientado para baixo e que o liga exclusivamente aos órgãos ou cargos diretamente subordinados (representando sua autoridade). Cada gerente centraliza as comunicações em linha ascendente dos subordinados. As comunicações são, portanto, lineares e formais, isto é, limitadas exclusivamente às relações formais descritas no organograma.
c. Centralização das decisões: Como a linha de comunicação liga cada órgão ou cargo ao seu superior e sucessivamente até a cúpula da organização, a autoridade linear que comanda toda a organização centraliza-se no topo do organograma e os canais de responsabilidade são conduzidos por meio dos níveis hierárquicos de forma convergente até ali. A organização linear desloca e converge toda a autoridade para a cúpula da organização: existe uma autoridade máxima que centraliza todas as decisões e o controle da organização.
d. Aspecto piramidal: Em decorrência da centralização da autoridade no topo da organização e da autoridade linear de cada superior em relação aos subordinados, a organização linear apresenta um formato piramidal. À medida que se sobe na escala hierárquica, diminui o número de cargos ou órgãos. O resultado é que, à medida que aumenta o nível hierárquico, mais aumenta a generalização e a centralização (visão global da organização), e à medida que diminui o nível hierárquico, mais aumenta a especialização e a delimitação das responsabilidades (visão específica do cargo ou função).
- Vantagens da organização linear:
As vantagens da organização linear são:
a. Estrutura simples e de fácil compreensão.
b. Clara delimitação das responsabilidades dos órgãos e uma notável precisão de jurisdição.
c. Facilidade de implantação.
d. Estabilidade.
e. Tipo de organização indicado para pequenas empresas.
- Desvantagens da organização linear:
A organização linear apresenta desvantagens e limitações, como:
a. Estabilidade e constância das relações formais.
b. Autoridade linear baseada no comando único e direto.
c. A organização linear exagera a função de chefia e de comando.
d. A unidade de comando torna o chefe um generalista que não pode se especializar em nada.
e. À medida que a empresa cresce, a organização linear provoca o congestionamento das linhas formais de comunicação.
f. As comunicações, por serem lineares, tornam-se demoradas.
- Esfera de aplicação da organização linear:
A organização linear é aplicável nos seguintes casos:
a. Na empresa pequena e que não requer executivos especializados em tarefas técnicas. b. Nos estágios iniciais, após a criação da empresa.
c. Quando as tarefas da organização são padronizadas, rotineiras e com raras modificações, permitindo concentração nas atividades repetitivas, já que a estrutura é estável e permanente.
d. Quando a rapidez na execução do trabalho é mais importante do que a qualidade do trabalho.
e. Quando a organização investe em consultoria externa ou obtém serviços externos em vez de criar órgãos internos de assessoria.
- Organização Funcional:
A organização funcional é o tipo de estrutura organizacional que aplica o princípio funcional ou princípio da especialização das funções. Muitas organizações da Antiguidade utilizavam o princípio funcional para diferenciação de atividades ou funções. O princípio funcional separa, distingue e especializa: é o germe do staff. Com a organização funcional, o mestre de produção tornou-se um especialista em assuntos de produção, deixando de ser procurado pelos operários para cuidar de outros problemas.
*STAFF ou assessoria significa a propriedade de prestar consulta, consultoria, recomendação, sugestão, conselhos ou prestar serviços especializados.
- Características da organização funcional:
A organização funcional apresenta as seguintes características:
a. Autoridade funcional ou dividida: Na organização funcional existe a autoridade funcional ou dividida, que é relativa e baseada na especialização. É uma autoridade do conhecimento. Nada tem de linear, hierárquica ou de comando. Cada subordinado reporta-se a muitos superiores, simultaneamente, porém reporta-se a cada um deles somente nos assuntos da especialidade de cada um.
b. Linhas diretas de comunicação: As comunicações entre os órgãos ou cargos na organização são efetuadas diretamente, sem necessidade de intermediação. A organização funcional busca a maior rapidez possível nas comunicações entre os diferentes níveis. c. Descentralização das decisões. As decisões são delegadas aos órgãos ou cargos especializados que possuam conhecimento necessário para melhor implementá-las. Não é a hierarquia, mas a especialidade quem promove as decisões.
d. Ênfase na especialização: A organização funcional baseia-se no primado da especialização de todos os órgãos ou cargos, em todos os níveis da organização. Há uma separação das funções de acordo com as especialidades envolvidas. Cada órgão ou cargo contribui com sua especialidade para a organização. As responsabilidades são delimitadas de acordo com as especializações.
- Vantagens da organização funcional:
A organização funcional traz algumas vantagens, a saber:
a. Proporciona o máximo de especialização nos diversos órgãos ou cargos da organização.
b. Permite a melhor supervisão técnica possível, com a especialização em todos os níveis, pois cada órgão ou cargo reporta-se a experts em seu campo de especialização. c. Desenvolve comunicações diretas, sem intermediação, mais rápidas e menos sujeitas a distorções de transmissão.
d. Separa as funções de planejamento e de controle das funções de execução.
- Desvantagens da organização funcional:
A organização do tipo funcional traz inúmeras desvantagens:
a. Diluição e conseqüente perda de autoridade de comando.
b. Subordinação múltipla. A organização funcional traz problemas quanto à delimitação das responsabilidades.
c. Tendência à concorrência entre os especialistas. Como os diversos órgãos ou cargos são especializados em determinadas atividades, sua tendência é impor à organização o seu ponto de vista e a sua abordagem.
d. Tendência à tensão e conflitos dentro da organização. A competição e a concorrência, aliadas à perda da visão de conjunto da organização, levam à divergência e à multiplicidade de objetivos, que podem se antagonizar, criando tensões e conflitos entre os especialistas.
- Esfera de aplicação da organização funcional:
Apesar da organização funcional ter sido tentada em larga escala pelos defensores da Administração Científica, ela tem fracassado em muitos casos. O multiple management invocado pelos engenheiros americanos trouxe problemas de coordenação e controle. A organização funcional deve ser restrita aos seguintes casos:
a. Quando a organização, por ser pequena, tem uma equipe de especialistas bem entrosada, reportando-se a um dirigente eficaz e orientada para objetivos comuns muito bem definidos e colocados.
b. Quando, em determinadas circunstâncias e tão-somente, a organização delega, durante um certo período, autoridade funcional a algum órgão especializado sobre os demais órgãos, a fim de implantar alguma rotina ou procedimento ou a fim de avaliar e controlar alguma atividade.
- Organização Linha-Sfaff:
O tipo de organização linha-staff é o resultado da combinação dos tipos de organização linear e funcional, buscando incrementar as vantagens desses dois tipos de organização e reduzir as suas desvantagens. Alguns autores o denominam organização do tipo hierárquico-consultivo. Na organização linha-staff, há características do tipo linear e do tipo funcional, reunidas para proporcionarem um tipo organizacional mais completo e complexo.
Na organização linha-staff coexistem órgãos de linha (órgãos de execução) e de assessoria (órgãos de apoio e de consultoria) mantendo relações entre si. Os órgãos de linha caracterizam-se pela autoridade linear e pelo princípio escalar, enquanto os órgãos de staff prestam assessoria e serviços especializados.
- Critérios de distinção entre linha e staff:
Existem dois critérios para distinguir os órgãos de linha e os de staff:
a. Relacionamento com os objetivos da organização. Segundo esse critério, as atividades de linha estão direta e intimamente ligadas aos objetivos básicos da organização ou do órgão do qual fazem parte, enquanto as atividades de staff estão ligadas a eles indiretamente. Se o objetivo principal da organização é produzir, somente a área de produção é considerada de linha e todas as demais, de staff. Mas se o objetivo passa a ser também vender, então a área de vendas passa a ser considerada de linha, juntamente com a de produção. As demais áreas serão de staff.
b. Tipo de autoridade. Os órgãos de linha têm autoridade para decidir e executar as atividades principais ou vinculadas diretamente aos objetivos da organização (autoridade linear). Os órgãos de staff, por seu lado, têm autoridade de assessoria, de planejamento e controle, de consultoria e recomendação (autoridade funcional).
- As quatro principais funções do staff são:
a. Serviços. Isto é, atividades especializadas, como contabilidade, compras, pessoal, pesquisa e desenvolvimento, processamento de dados, propaganda etc. realizadas e executadas pelo staff.
b. Consultoria e assessoria. Isto é, atividades especializadas, como assistência jurídica, métodos e processos, consultoria trabalhista etc., que são fornecidas pelo staff, como orientação e recomendação.
c. Monitorização. Monitorizar significa acompanhar e avaliar uma determinada atividade ou processo sem nele intervir ou influenciar. O staff geralmente se incumbe de levantamento de dados, elaboração de relatórios e pesquisas, acompanhamento de processos etc.
d. Planejamento e controle. Quase sempre as atividades de planejamento e controle estão delegadas aos órgãos de staff. Assim, o planejamento e controle financeiro ou orçamentário, o planejamento e controle de produção, o planejamento e controle de manutenção de máquinas e equipamentos, o controle de qualidade etc. são atividades desenvolvidas pelo staff.
- Características da organização Iinha-staff:
A organização linha-staff apresenta características mais complexas, como:
a. Fusão da estrutura linear com a estrutura funcional, com predomínio da primeira. Na organização linha-staff existem características lineares e características funcionais simultaneamente. Cada órgão se reporta a um e apenas um órgão superior: é o princípio da autoridade única ou unidade de comando típica da organização linear.
b. Coexistência entre as linhas formais de comunicação com as linhas diretas de comunicação. Na organização linha-staff existem linhas formais de comunicação entre superiores e subordinados que representam a hierarquia.
c. Separação entre órgãos operacionais (executivos) e órgãos de apoio e suporte (assessores). Na organização linha-staff há uma separação entre órgãos operacionais (linha), que são os órgãos executivos das operações básicas da organização e os órgãos de apoio (staff), que são os órgãos assessores e consultores que prestam serviços internos.
d. Hierarquia versus especialização. Apesar do convívio entre características lineares e funcionais, há forte predominância dos aspectos lineares na organização linha-staff. A organização linha-staff mantém o princípio da hierarquia (cadeia escalar), ou seja, a nivelação dos graus de autoridade linear, sem abrir mão da especialização.
Quase sempre, a autoridade de staff é uma autoridade de gabinete, enquanto a autoridade linear é uma autoridade de campo, operações e execução.
- Vantagens da organização Iinha-staff:
A organização linha-staff apresenta várias vantagens, a saber:
a. Assegura assessoria especializada e inovadora mantendo o princípio de autoridade única. Os órgãos de staff proporcionam serviços especializados, fator importante em uma era de especialização e competição.
b. Atividade conjunta e coordenada dos órgãos de linha e órgãos de staff. Os órgãos de linha responsabilizam-se pela execução das atividades básicas da organização (como produzir e vender), enquanto os órgãos de staff responsabilizam-se pela execução de serviços especializados.
- Desvantagens da organização linha-staff:
A organização linha-staff apresenta desvantagens e limitações, a saber:
a. Existência de conflitos entre órgãos de linha e de staff.
b. Dificuldade na obtenção e manutenção do equilíbrio entre linha e staff.
- Esfera da aplicação da organização linha-staff:
A organização linha-staff é a mais aplicada e utilizada forma de organização. Ela permite incorporar especialistas à organização a um custo razoável, quando seus serviços são indispensáveis.
- Comissões:
As comissões recebem uma variedade de denominações: comitês, juntas, conselhos, grupos de trabalho etc. Não há uniformidade de critérios a respeito de sua natureza e conteúdo. Algumas comissões desempenham funções administrativas, outras funções técnicas, outras estudam problemas, outras ainda apenas fornecem recomendações. A autoridade dada às comissões é tão variada que reina bastante confusão acerca de sua natureza. Para alguns autores, a comissão é um "tipo distinto de organização de assessoria", não possuindo características de linha. Outros conceituam a comissão como um "grupo de pessoas designadas para desempenhar um ato administrativo". Uma comissão, dependendo da autoridade de que é revestida, pode ter autoridade de tomada de decisão sobre os subordinados (administração múltipla, ou seja, comissão administrativa) ou pode ter autoridade de aconselhamento (comissão de assessoria) ou ainda pode ser utilizada como meio de coleta e estudo de informações. No fundo, a comissão "é um grupo de pessoas a quem, como um grupo, se dá um assunto para estudar. É essa característica de ação em grupo que distingue a comissão dos outros instrumentos administrativos". A comissão permite a chamada administração múltipla.
- Características das comissões:
Apesar da diversidade de conceitos sobre a natureza e o conteúdo das comissões, existem características aplicáveis à maioria delas, a saber:
a. A comissão não constitui um órgão da estrutura organizacional;
b. As comissões assumem tipos diferentes. As comissões podem ser:
1. Formais;
2. Informais;
3. Temporárias;
4. Relativamente permanentes.
c. As comissões estão assentadas sobre os seguintes princípios básicos:
1. Devem nascer de uma necessidade percebida pelos departamentos da empresa nos casos em que cada departamento tomado isoladamente é insuficiente para resolver o problema ou para estudar amplamente o assunto. A comissão deve ter assuntos ou objetivos apropriados.
2. Devem representar as funções e o pessoal interessado, para envolver todas as opiniões, pontos de vista e abordagens. As comissões devem ter membros apropriados em função do assunto que vão estudar.
3. Sua autoridade e seus objetivos devem ser claramente definidos, bem como a sua responsabilidade, para serem bem-sucedidas.
4. Devem compensar o seu custo. Os benefícios que uma comissão pode trazer devem ser comparados com o seu custo.
5. O tamanho das comissões deve ser bem analisado. Sobre esse assunto não há uma posição definida entre os autores.
6. O funcionamento das comissões baseia-se na cooperação entre seus membros, porque seus participantes pertencem a diversos órgãos da empresa e estão situados em níveis hierárquicos diferentes e não recebem autoridade linear por parte do coordenador de comissão.
7. A comissão deve ter uma agenda preparada e escalonada para não se estender indefinidamente no tempo, perdendo sua produtividade.
8. A comissão deve oferecer oportunidade de participação a todos os membros.
Vantagens das comissões As comissões são utilizadas vantajosamente nos seguintes casos:
a. Tomada de decisão e julgamentos grupais. Um grupo de pessoas de várias áreas e especialidades traz soluções mais criativas e adequadas para um problema do que uma só pessoa.
b. Coordenação. A comissão é uma das melhores maneiras de se obter coordenação quando os planos a executar envolvem diferentes áreas, órgãos e pessoas da empresa, em uma situação conjunta.
c. Transmissão de informações. A comissão é um meio de transmitir simultaneamente informações às partes interessadas, com economia de tempo e colheita de sugestões diversificadas, principalmente quando as partes afetadas pertencem a diversas áreas e órgãos da empresa.
d. Restrições à delegação de autoridade. A utilização de comissões ou da administração múltipla pode ser decorrente do medo de delegar autoridade a uma única pessoa ou órgão. O temor à delegação de autoridade a uma só pessoa pode ser a origem de muitas comissões.
e. Consolidação de autoridade. Certos assuntos exigem um volume de autoridade que nenhum administrador de certo nível tem individualmente. A comissão permite flexibilidade à organização, evitando que a estrutura organizacional precise ser constantemente modificada para atender a alterações de autoridade para a realização de certas atividades.
- Desvantagens das comissões:
As desvantagens das comissões são as seguintes:
a. Podem levar à perda de tempo na tomada de decisões.
b. Custo em tempo e em dinheiro.
c. Substituição do administrador.
d. Absorvem tempo útil de numerosos participantes e trazem desperdício de tempo ao membro desinteressado em aspectos específicos do assunto tratado.
e. Divisão da responsabilidade. A comissão tem autoridade funcional para estudar, recomendar ou decidir sobre algo.
f. Exigem um coordenador eficiente, capaz de vencer a tendência para a intransigência ou para a acomodação de alguns participantes, capaz de vencer a lentidão que é característica de qualquer procedimento democrático de deliberação.
- Esfera de aplicação das comissões:
Existem inúmeras aplicações das comissões, a saber:
a. Quando uma conclusão exige variedade de informações, como é o caso de comissões de pesquisa sobre produtos, preços, orçamentos, salários etc.
b. Quando é necessário obter o julgamento de várias pessoas para apoiar a tomada de uma decisão importante.
c. Quando o êxito do cumprimento das decisões depende da compreensão de todos os seus aspectos e detalhes.
d. Quando se torna necessária uma efetiva coordenação para que as atividades de alguns departamentos sejam bem ajustadas.
Fonte: Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações / Idalberto Chiavenato - 7. ed. 2003.
NOTA DA AUTORA:
Bom pessoal, espero que tenham gostado do post de hoje. Lembrando que para ficar por dentro do assunto, deem uma olhada no post da semana passada. Deixem seu like, comentem e compartilhem com seus colegas. Vejo vocês no Instagram @adm.facil. Até a próxima.
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